Stadtwerke drucken mit eingebautem Datenschutz

Stadtwerke Ludwigsburg Kornwestheim

Die Stadtwerke Ludwigsburg Kornwestheim brauchten eine Lösung, um auch bei den Druckern in den großzügig angelegten und öffentlich zugänglichen Büroflächen den Datenschutz zu gewährleisten. Da die DSGVO im Mai 2018 verbindlich wurde, suchte das Unternehmen nach einer praktischen Lösung für ein Problem, mit dem viele öffentliche Einrichtungen konfrontiert sind.

Herausforderung:

Im Mai 2018 wurde das neue europäische Datenschutzrecht verbindlich. Viel Energie haben Unternehmen darauf verwendet, ihre Webseiten DSGVO-konform zu gestalten, Double-Opt-In bei Mailings einzuführen etc. Verstöße gegen den Datenschutz drohen aber auch beim Drucken auf zentrale Drucker und Kopierer, die vielfach öffentlich in Gängen und auf Etagen stehen. Ein Risiko, das die Stadtwerke Ludwigsburg Kornwestheim erkannt haben: Was, wenn ein Beschäftigter dort Rechnungen oder Gehaltslisten ausdruckt und nicht gleich neben dem Gerät steht, um sie in Empfang zu nehmen? Jede betriebsfremde Person könnte sich theoretisch der vertraulichen Informationen bemächtigen.

Lösung:

Personal Printing, die Pull-Printing-Lösung von ThinPrint, war für die Stadtwerke das ideale Tool, um Druckvorgänge DSGVO-konform zu gestalten. Die Beschäftigten wählen bei „Druck“ nicht mehr einen der 13 Großkopierer aus, sondern schicken ihre Aufträge an einen zentralen Printserver, welcher nur die Drucker „SW_Druck“ und „Farb_Druck“ bereitstellt. Am Schlüsselbund trägt jeder Mitarbeiter einen kleinen Chip. Egal, wann oder an welchem Gerät er vorbeikommt – durch kurze Identifikation per Chip wird sein Druckauftrag ausgelöst, um das Dokument direkt in Empfang zu nehmen.

Ergebnis:

Rund 250 solcher Tokens sind in der Stadtwerke-Verwaltung im Einsatz. Sie sichern das Drucken nicht nur datenschutzrechtlich ab, sondern erleichtern es zudem: „Welches Ausgabegerät hatte ich nochmal gewählt?“, diese Frage muss sich heute niemand mehr stellen. „Wenn sie nicht sofort den konkreten Druckauftrag auslösen, denken außerdem viele noch einmal darüber nach, ob nicht die Bildschirmansicht doch genügt. Dadurch sparen wir auf lange Sicht Druckkosten“, erklärt Adrian Hampp, Fachinformatiker bei den Stadtwerken. Auch die Tracking Engine von Personal Printing ist für die IT-Abteilung hilfreich. „Dadurch haben wir zum ersten Mal eine klare Übersicht, wie stark die einzelnen Drucker frequentiert sind“, so Hampp.

Fakten:

  • Branche: Öffentliche Versorgungsbetriebe
  • Lösung: ThinPrint Personal Printing
  • Umgebung: Windows 7-10, Server 2012 R2, dedizierter Personal Printing Server

Das Unternehmen

Die Stadtwerke Ludwigsburg-Kornwestheim sind ein regional verankertes Unternehmen mit rd. 360 Beschäftigten. Als umweltorientiert ausgerichtetes Unternehmen treiben die SWLB die Energiewende vor Ort voran und unterstützen beide Gesellschafterstädte in ihren Bestrebungen, sich in punkto Nachhaltigkeit bestmöglich – zum Beispiel beim European Energy Award – zu platzieren. Erst 2019 erhielt Ludwigsburg wieder die Auszeichnung in Gold und ist damit eine von sieben besonders erfolgreichen Kommunen in Baden-Württemberg. Die Stadtwerke punkten insbesondere bei neuen Erzeugungstechnologien. 2010 wurde das damals modernste und größte Holzheizkraftwerk Baden-Württembergs in Betrieb genommen. 2020 geht die größte Solarthermie-Anlage Deutschlands auf den Gemarkungen Ludwigsburg und Kornwestheim in Betrieb. Das Unternehmen zeichnet sich insbesondere durch den 2017 angestoßenen Breitbandausbau in Ludwigsburg aus – wichtigste Highspeed-Infrastruktur auf dem Weg zur Smart City.